Veja o que fazer para ter uma reunião de negócios memorável.
É bastante comum que reuniões de negócios sejam cansativas, maçantes e muitas vezes com assuntos inacabáveis. Mas contornar esse problema é possível desde que você aplique táticas eficazes e que realmente irão levar você ao sucesso, como planejar o conteúdo a ser apresentado, aplicar boa oratória — incluindo gatilhos mentais e conduzir a conversa ao seu favor.
Nem sempre isso é uma tarefa fácil, especialmente se considerarmos a possibilidade de o nervosismo tomar conta nesses momentos. Entretanto, para ajudar você, reunimos neste post dicas infalíveis para o sucesso em reuniões de negócios. Acompanhe a leitura.
Como organizar o ambiente para uma reunião de negócios?
O primeiro passo para fazer uma boa reunião é organizar o ambiente em que ela acontecerá. Isso contribui para que você cause boa impressão em seus clientes, além de estar em um ambiente que favoreça o seu trabalho.
Nesse sentido, é importante deixar todo o conteúdo que será apresentado, pronto. Inclusive, estude ele quantas vezes forem necessárias.
A conexão com internet precisa ser averiguada antes de começar a falar sobre os temas, afinal, pode acontecer de você precisar acessar alguma página na internet e não será legal se imprevistos aconteçam nesses momentos.
A estrutura que você precisará nesse momento também precisa estar pronta. Monitores, telefones e TV’s (para projetar conteúdos) precisam ser checados com antecedência, justamente pelo motivo que apontamos anteriormente: evitar imprevistos.
Além disso, é essencial contar com apoio de serviços extras nessas ocasiões, como recepcionistas e copeira. Caso você tenha esse tipo de apoio, poderá se concentrar apenas em seu trabalho, pois terá a certeza de que seus clientes serão atendidos ao chegar no local e, durante a conversa, terão acesso à conveniências como água, café e semelhantes.
Sendo assim, é importante que você pense em tudo o que irá precisar durante a reunião, para que essas necessidades sejam antecipadas e o ambiente em que você irá trabalhar esteja devidamente equipado com o que você precisar. Esse é o primeiro passo antes de aplicar as dicas que virão a seguir.
Dicas infalíveis para o sucesso na sua reunião
Após organizar o local onde a conversa irá acontecer, é hora de realmente colocar a mão na massa e ter sucesso no que você irá falar.
Defina a sua pauta
Não deixe os seus assuntos soltos com a crença de que você lembrará de tudo. Na verdade, a tendência é que com esse comportamento você deixe pontos importantes do lado de fora da conversa.
Organize o que precisa ser dito e a ordem em que precisa ser dito. Essa organização pode ser feita em algum material à parte para ficar disponível para você; consultá-lo durante a reunião não é vergonha alguma, pois demonstra o seu preparo. Mas, se possível, evite consultas excessivas.
Com a pauta definida, será possível você minimizar o risco de esquecer algum assunto; saber quanto tempo irá precisar para cada tópico; quais temas podem conter gatilhos mentais, além de questões organizacionais como o período de locação da sala de reunião — para o caso de reserva em coworking.
Saiba o tempo ideal para a reunião
De nada adianta você reservar determinado horário se não conseguir utilizá-lo em sua integralidade. Pode acontecer de você levar muito ou pouco tempo discutindo determinado assunto e acabar por não conseguir finalizar outros.
Dessa forma, é de suma importância que seja anotado o tempo que será gasto em cada um dos tópicos da sua reunião. Pode ser uma estimativa, mas sempre contando alguns minutos a mais por cautela.
A partir disso será possível estabelecer quanto tempo irá durar a reunião inteira, informação essa que irá ajudar você a reservar o espaço para a conversa com mais exatidão, além de exigir a presença dos participantes somente durante o período em que realmente é necessário que eles estejam ali.
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Use gatilhos mentais a seu favor
Estude bastante os tópicos da sua conversa e, de maneira estratégica, use gatilhos mentais a seu favor. Isso contribuirá para que decisões sejam tomadas ainda durante o andamento da reunião.
Alguns gatilhos são mais conhecidos:
- Escassez, que é a sensação de determinado produto ou serviço ser limitado e por isso aquele que demorar em adquiri-lo poderá não encontrá-lo;
- Urgência, principalmente no sentido de o cliente sentir a necessidade de ter aquele produto ou serviço com rapidez;
- Novidade;
- Prova social, usado principalmente para demonstrar aos clientes a necessidade de agir corretamente perante o mercado.
Utilize técnicas de fechamento
Aqui, a ideia é que você não deixe a tomada de decisão para depois. Sabemos que isso precisa vir do cliente, entretanto, há como se valer de meios para que você o ajude nesse processo.
Com isso, ao invés de o cliente sair da sala com dúvidas na cabeça — correndo o risco, inclusive, de não fechar com você — ele irá fechar um contrato ali mesmo.
Recomendamos que você relembre todos os tópicos que foram discutidos durante a reunião e, a partir disso, argumente de maneira leve sobre o porquê os seus serviços ou produtos precisam ser priorizados.
Trabalhe neste momento para explicar as suas razões e ponderar as vantagens oferecidas, convidando-o a concretizar o negócio antes de vocês finalizarem a conversa.
Prefira reuniões presenciais
No mundo do trabalho à distância, ter contato pessoal ainda faz toda a diferença. Muitas vezes, uma simples conversa através de uma tela não é suficiente para que você passe a sensação que pretende.
Assim, opte por reuniões presenciais no seu dia a dia. É importante que fatores como localização e infraestrutura sejam considerados nesse momento, pois isso será encarado como diferenciais pelo seu cliente. Em uma reunião presencial você terá mais chance de passar a confiabilidade que seu negócio oferece.
Não perca tempo e faça sua reunião em uma sala adequada
