Um consenso em todas as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é o entendimento de que a redução de custos é muito importante para que o negócio consiga prosperar.
Afinal de contas, é o objetivo de todo gestor gastar menos e não comprometer a qualidade do produto ou do serviço prestado, certo?
Entretanto, essa tarefa não é fácil de ser colocada em prática quando não se tem um bom planejamento estratégico e o conhecimento sobre todas operações que fazem parte da dinâmica da corporação.
Sem ter essas diretrizes, os cortes acabam acontecendo de forma completamente equivocada, afetando, diretamente, os resultados e a satisfação tanto dos colaboradores quanto dos clientes.
Por isso, se você quer saber como fazer a gestão de custos na empresa de maneira correta, acompanhe as próximas linhas deste post!
Vamos dar 10 dicas para te ajudar a reduzir custos, otimizar processos e, é claro, garantir o bom desempenho do negócio .
Confira!
O que são considerados Custos?
Comumente, vemos uma confusão entre custos e despesas em diversos cenários. Porém, é fundamental, antes de tudo, diferenciarmos os dois termos, pois tratam de coisas distintas.
Como despesas, são considerados os gastos necessários ao funcionamento do negócio, tais como aluguel, contas de água, luz e telefone, pagamentos dos salários e etc.
Enquanto isso, os custos dizem respeito aos gastos que estão relacionados, diretamente, aos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, como matéria-prima, fornecedores, fluxos de entrega e embalagem, por exemplo.
Vale ressaltar que os custos podem ser divididos em dois tipos:
- Custos fixos: são aqueles que não variam ou que estão “presos” a contratos de longo prazo, como é o caso de um negócio firmado com uma transportadora ou outra prestadora de serviço;
- Custos variáveis: como o nome sugere, são os gastos que, por sua vez, podem variar conforme alguns fatores são alterados. É o caso dos insumos para produção, importação de produtos e etc.
A partir dessa diferenciação, a gestão financeira do seu negócio pode ser feita de maneira mais adequada. Até porque, é preciso ter bem definido o que se pretende reduzir antes de sair apenas eliminando gastos.
Qual a importância da Redução de Custos na empresa?
Embora possa parecer óbvio, é importante destacar a importância que a redução de custos tem no sucesso de um empreendimento. Eliminar gastos é essencial tanto para melhorar os lucros quanto para lidar com emergências.
Nesses casos, ter as finanças bem organizadas, com dinheiro em caixa, por exemplo, pode determinar o futuro do negócio.
Em outras palavras, é necessário ter um plano financeiro muito bem estabelecido para evitar o fracasso da empresa.
Para tanto, contar com algumas dicas é de extrema valia para descobrir por onde começar!
Como fazer uma Redução de Custos bem feita?
E se você quer saber como dar início à famigerada redução de custos, a seguir você confere uma lista com 10 principais dicas que podem ser adotadas hoje mesmo pela sua empresa!
Acompanhe:
1. Liste todos os custos
O primeiro passo para ter um planejamento realmente eficiente, é conhecer exatamente cada um dos custos envolvidos nas operações do negócio. Por isso, liste todos os custos fixos e variáveis do empreendimento.
Tenha paciência e atenção para realizar esta etapa, pois ela será decisiva nas próximas fases. Quanto mais detalhado for o seu levantamento, mais fiéis à realidade serão os planos traçados e os resultados obtidos.
Alguns custos que podem ser listados por você são:
- Ferramentas;
- Matéria-prima;
- Mão-de-obra;
- Reembolsos;
- Equipamentos.
2. Identifique os custos estratégicos
Num segundo momento, é hora de identificar quais são os custos estratégicos e não estratégicos da empresa.
Podem ser considerados estratégicos, por exemplo, os gastos com novas tecnologias e investimentos em campanhas de marketing.
São assim considerados, porque apresentam retorno e agregam valor direto à marca. Por outro lado, existem aqueles considerados não estratégicos, como os custos com aluguel, tributos e energia elétrica.
Apesar de serem gastos importantes e indispensáveis ao funcionamento do negócio, esses últimos não têm impacto direto nas operações do negócio.
3. Elimine os custos não estratégicos
Depois de identificar quais são os custos não estratégicos da corporação, é possível saber quais deles podem ou não podem ser reduzidos ou, até mesmo, completamente eliminados.
Tomando o exemplo dos tributos, já citado acima, existem organizações que estão enquadradas em um regime tributário inadequado, o qual gera impostos mais altos do que seria necessário.
Outro exemplo são as contas de energia elétrica, que poderiam ser significativamente reduzidas a partir de uma visita de um profissional habilitado para sugerir mudanças capazes de reduzir o consumo mensal.
4. Crie um planejamento
Agora que você já conhece quais são os gastos do seu negócio e quais deles podem ser diminuídos ou cortados, um plano de redução de custos deve começar a ser colocado no papel.
Para criar esse planejamento será preciso mapear quais serão as mudanças realizadas no empreendimento que irão culminar em um valor menor desembolsado por mês.
Procure listar tudo o que vier à cabeça, como os exemplos que citamos no tópico anterior, sobre o regime tributário e a conta de luz. Também é neste momento que você deverá projetar qual será a taxa de redução de custos esperada.
De tal modo, a ideia é simples, basta comparar o valor gasto hoje com o quanto se pretende gastar após os cortes.
No entanto, é imprescindível ter conhecimento básico de operações matemáticas para que isso seja feito.
5. Reavalie os investimentos
Outra dica que faz toda diferença na hora de adotar estratégias de redução de custos é analisar a destinação dos recursos financeiros. Ou seja, é indispensável reavaliar para onde estão indo os investimentos da empresa.
Assim sendo, verifique se serviços ou materiais que eram úteis no passado continuam sendo no presente. Muitas vezes, ao realocar essa verba, benefícios muito maiores podem ser obtidos.
Portanto, analise com muita atenção cada investimento e contrato, faça os cálculos e identifique se está realmente valendo a pena desembolsar esse dinheiro. Pode ser útil considerar as propostas de novos parceiros, por exemplo.
6. Faça renegociações
Ao aplicar o que foi recomendado no tópico anterior, você perceberá a necessidade de renegociar com alguns fornecedores ou prestadores de serviços.
Coloque todas as condições oferecidas por cada um deles na ponta do lápis. Não olhe apenas para os preços, considere os prazos e as formas de pagamento, o tempo de entrega e, obviamente, a qualidade do produto final.
Procure identificar todos os prós e contras de todas as parcerias que estão no seu radar. Não deixe de levar em consideração, inclusive, a flexibilidade dessa empresa parceira, bem como o atendimento e a relação estabelecida entre vocês.
Além disso, também esteja atento à necessidade de diversificar suas opções. Isto é, não fique refém de apenas um fornecedor, por exemplo, tenha mais de uma empresa capaz de atender à sua demanda.
7. Invista em treinamento
Lembra da dica sobre avaliar os investimentos? Pois é, quando o assunto é treinamento e capacitação de profissionais, um gestor deve ter em mente que não dá para abrir mão de reservar recursos para este fim.
Afinal, colaboradores bem preparados são capazes de ampliar os ganhos da empresa, sugerindo melhores soluções, desempenhando suas funções com mais eficiência, maior produtividade e satisfação.
Dessa forma, é fundamental promover cursos, palestras e atividades que contribuam com o desenvolvimento dos trabalhadores.
8. Adote ferramentas tecnológicas
O uso da tecnologia é útil não só para facilitar e agilizar uma série de processos, mas também para reduzir custos. Afinal, através dessas ferramentas é possível ter uma visão muito mais ampla e precisa de tudo o que acontece com o negócio.
Além disso, alguns recursos permitem que tarefas sejam automatizadas e, assim, a empresa pode ganhar tempo e evitar erros.
Isso porque, os programas conseguem cruzar muitas informações por minuto, apontar falhas, monitorar operações, apresentar relatórios, gráficos e tabelas, tudo em tempo real.
9. Defina um teto de gastos
Já chegando ao final da nossa lista de dicas, não poderíamos deixar de mencionar a importância de estabelecer um teto de gastos.
Seu planejamento financeiro deve estar bem estruturado e contemplar um valor máximo a ser gasto dentro de um determinado período. A estratégica permite acompanhar, de forma constante, se os limites não serão ultrapassados.
Até porque, muitas coisas podem aumentar os custos de maneira inesperada ao longo de um mês, por exemplo. Então, é essencial estar sempre “um passo à frente”.
10. Trabalhe em um coworking
Agora sim, chegamos à última dica que separamos para te ajudar na redução de custos da sua empresa: trabalhar em um espaço compartilhado!
Guardamos essa ideia para o final porque se adotada, ela pode representar a maior porcentagem a ser economizada no seu negócio.
Além de reduzir os gastos administrativos e operacionais, a atuação em um coworking é absolutamente vantajosa em outros quesitos.
O custo com aluguel, infraestrutura, serviços de limpeza e manutenção, por exemplo, já estão inclusos nos planos do escritório colaborativo. Porém, o espaço também oferece vasta oportunidade de networking.
Isso sem citar o profissionalismo dos ambientes que são modernos e bem planejados, transmitindo credibilidade aos clientes e investidores.
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