Independentemente de qual seja sua área de atuação, sem dúvida, a falta de pontualidade e organização afeta suas atividades. Dessa maneira, saber fazer uma boa gestão de agendas é fundamental para evitar problemas no cronograma!
Afinal, quando os compromissos começam a chocar, se sobrepor e precisam ser remarcados — ou pior ainda, cancelados —, o negócio e a sua imagem profissional (e até pessoa) são extremamente prejudicados.
Não importa se você vai receber um fornecedor, apresentar uma proposta para um cliente, fazer uma reunião com o investidor ou atender um paciente, é seu dever cumprir com o horário combinado!
Até porque, não deve ser à toa que o bordão “tempo é dinheiro” se popularizou tanto no universo corporativo, né?
Portanto, se você quer saber como evitar os problemáticos atrasos e conflitos de agenda, confira 5 dicas para gerenciar, de forma inteligente, a sua rotina.
1. Calcule o tempo médio de cada compromisso
Embora você acredite que quanto mais reuniões e atendimentos fizer, mais seu dia será produtivo e, consequentemente, mais você irá lucrar, é preciso tomar muito cuidado com esse pensamento.
Isso porque, quando tentamos “abraçar o mundo” e fazer caber nas 8 horas de um dia os compromissos de uma semana inteira de 45 horas… uma bomba está prestes a explodir!
Por isso, é essencial que você calcule quanto tempo, em média, irá durar cada uma das atividades que você tem marcada para o dia. Vale a pena ressaltar que essa tarefa deve ser realizada com muita sinceridade e realismo.
Em outras palavras, nada de ser otimista demais e considerar que a apresentação de um projeto complexo, para um cliente criterioso, por exemplo, irá ser breve.
Ou ainda, esquecer que o tempo médio de cada consulta clínica é maior quando o paciente é novo.
Considere as particularidades das situações para ter uma estimativa precisa de quanto tempo cada compromisso irá demorar.
2. Não sobrecarregue os profissionais
Outra dica importantíssima para quem valoriza a gestão de agendas é ter uma visão ampla das tarefas e dos profissionais envolvidos nelas.
Isso significa que para conseguir manter uma agenda organizada, você precisa conhecer o nível de dificuldade de cada atividade e a habilidade técnica dos seus colaboradores ou parceiros, por exemplo.
A partir daí, é hora de ser claro nas orientações, nos prazos e expressar exatamente o que precisa e quando precisa. Depois, é preciso ter o cuidado de não centralizar todas as funções nos mesmo profissionais.
Por exemplo, se você tem uma clínica ou um escritório e coloca a mesma pessoa para fazer o atendimento online, telefônico, presencial, servir um cafezinho, limpar o banheiro e fazer o agendamento de consultas ou reuniões… você terá problemas!
Para evitar tais transtornos, o ideal é contar com profissionais especializados e focados em cada categoria de serviço. Assim, a eficiência de cada tarefa poderá ser garantida!
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3. Leve a pontualidade a sério
Para que seu planejamento possa ser cumprido com sucesso, é primordial que os horários sejam seguidos à risca. Isso vale para as pessoas que você irá receber e, principalmente, para você.
Logo, se quiser evitar atrasos e, como consequência, o acúmulo de tarefas, a sobreposição de compromissos e o desgaste com clientes e parceiros, é imprescindível levar o assunto a sério.
A dica, portanto, é ter uma margem de tempo segura entre uma atividade e outra, permitindo que esses intervalos “cubram” qualquer possível atraso.
Além disso, é preciso ter disciplina, fazer da pontualidade um hábito e conscientizar todos os envolvidos a respeito da forma que você trabalha.
Caso você tenha um cliente novo, como já dissemos, é de extrema importância dedicar mais tempo a esse encontro, bem como às primeiras consultas, por exemplo, em caso de pacientes que não se enquadram em atendimentos de rotina.
4. Adote ferramentas de gerenciamento
Apostar em um sistema de gestão de agendas é uma ótima alternativa para manter a organização e evitar que algum compromisso “passe batido”.
A estratégia da agenda online (ou agenda digital) vem sendo cada vez mais adotada. Isto é, o uso da tecnologia permite concentrar todas as atividades e ter à mão, a qualquer momento do dia, a sua lista de compromissos.
Integrar as tarefas da vida pessoal e da vida profissional é uma enorme vantagem, uma vez que os horários também podem acabar se chocando quando estão em lugares separados.
Em adição, um software pode ser utilizado quando se pretende compartilhar os compromissos com outras pessoas que vão participar das atividades.
Imagine, por exemplo, a praticidade de usar uma agenda médica que pode ser visualizada por todos os profissionais, tanto pelos secretários/atendentes que marcam a consulta, quanto pelos médicos.
Como se não bastasse, as agendas de papel estão muito mais suscetíveis a erros e à degradação por fatores externos, como uma bebida que pode cair sobre as folhas ou até mesmo a perdas e roubos.
5. Conte com os serviços do Easy Office
Por fim, se você quer um empurrãozinho para aplicar todas as ideias anteriores de uma forma mais leve e eficaz, esta é a dica mais importante!
Investir no plano de gestão de agendas do Easy Office é, certamente, a melhor estratégia para o seu negócio. Contratar o pacote tem muito a contribuir com a organização e a credibilidade da sua empresa.
Confira, a seguir, alguns dos serviços que fazem parte do plano:
Endereço Comercial
O Easy Office conta com localização privilegiada, o que é extremamente positivo para o seu negócio.
Afinal, o contar com um endereço de prestígio para divulgação da sua marca, por exemplo, nas mídias sociais transmite muita confiança.
Assim, mais clientes podem conhecer os seus serviços e chegar até você com maior facilidade.
Gestão de Correspondências
Contar com alguém que faz o gerenciamento, recebendo e redirecionando suas correspondências é outra grande vantagem que você terá ao contratar o plano de gestão de agendas do Easy Office.
Atendimento Personalizado
O serviço de secretariado também será, certamente, um enorme diferencial para o seu negócio.
Com equipe treinada para realizar atendimentos telefônicos — com linha exclusiva — personalizados, o Easy oferece todo suporte para anotar recados, repassar informações e otimizar a dinâmica da sua empresa.
Agenda Compartilhada
Também por meio do secretariado, você consegue fazer seus agendamentos com praticidade e agilidade em uma agenda compartilhada.
Uso de Sala Executiva
Ao contratar um endereço empresarial, você ainda terá acesso a um bônus especial, que é o direito de usar as salas executivas do Easy Office por 4 horas mensais.
Gestão de E-mails
Para terminar, o secretariado ainda tem total experiência no gerenciamento de e-mails, com opções personalizadas, se adequando às necessidades do seu negócio.
Portanto, se você quer lidar de forma profissional com a gestão de agendas e garantir a excelência do seu empreendimento, conheça a gestão de agendas do Easy Office agora mesmo!
