Escolher um escritório virtual para sua empresa exige atenção a pontos como localização, preço, quais serviços são essenciais, necessidade de um endereço comercial, e muito mais… Pode até parecer fácil, mas quando escolhido sem atenção, pode gerar sérias dores de cabeça.
Há grandes chances de você entrar em uma fria caso opte por aquele com menor preço, sem ao menos comparar com as demais opções do mercado. Entendemos que isso pode ser difícil, mas com nossa ajuda ficará muito mais fácil!
No artigo de hoje, nossa equipe reuniu as principais informações a respeito do tema. Levando-as em consideração, você irá escolher um escritório virtual que supra todas as suas necessidades. Vamos lá? Confira abaixo e boa leitura!
Identifique suas necessidades
Pode parecer óbvio, mas muitas empresas contratam escritórios virtuais achando que vão encontrar a solução para todos seus problemas… mas que problemas são esses? Quais desafios sua empresa está passando? Quais as necessidades dela?
Ter as respostas para essas perguntas vai ajudar não só no desenvolvimento da sua empresa, mas também na produtividade do seu escritório virtual.
É preciso saber os pontos negativos da sua companhia, assim como os positivos. Por exemplo, uma Gestão de Agendas pode ajudar empresas a melhor se organizarem neste sentido.
Para começar, você pode fazer uma análise minuciosa da empresa, desde sua fundação até o momento em que ela se encontra. Considere questões como:
- onde sua empresa quer chegar daqui a 5 anos?
- quais foram os principais feedbacks negativos que ela recebeu?
- e os feedbacks positivos?
- qual caminho você acha que é o melhor para atingir suas expectativas?
- como você acha que um escritório virtual pode ajudar nessa jornada?
Estas são apenas algumas das perguntas que você deve responder. É importante ser o mais claro possível com sua opção de empresa de escritório virtual, bem como escutar caso ela apresente outras alternativas senão as esperadas.
Verificando a regularidade do escritório virtual
Além disso, antes de contratar um endereço para seu escritório virtual, é preciso entender melhor as questões jurídicas e que também estão relacionadas à junta comercial.
Para isso, você pode entrar em contato diretamente com o prestador e solicitar seu cadastro na prefeitura, bem como solicitar alvará atualizado e comprovante negativo de débito municipal.
Esses documentos são uma forma de verificar se a empresa cumpre as obrigações municipais e as leis que regem suas operações.
É importante lembrar que os requisitos podem variar de acordo com a localização geográfica, portanto, regulamentos específicos e órgãos responsáveis pela emissão de licenças e certificados podem diferir em cada cidade.
Tanto a empresa que alugou quanto o escritório virtual devem ter essa certidão de débito negativa, pois ambos precisam disso para pleno funcionamento. O que poderia entrar em discussão é se uma delas faltasse com a obrigação.
Portanto, é recomendável entrar em contato com o município em questão para obter informações precisas e atualizadas sobre os requisitos legais para um escritório virtual em sua área.
Infraestrutura tecnológica
A tecnologia é a base de todo escritório virtual, visto que o intuito é proporcionar flexibilidade sem precisar ficar alocado em uma das unidades. Quando bem utilizada, você tem acesso a diversas facilidades que podem transformar o seu negócio de forma positiva.
No entanto, para isso, é necessário escolher uma empresa de escritórios virtuais que tenha uma sólida e confiável infraestrutura tecnológica, para evitar possíveis perrengues.
É importante que esses dispositivos estejam em boas condições de funcionamento e que recebam manutenção regular para evitar interrupções desnecessárias nas atividades diárias.
A segurança da infraestrutura tecnológica também é uma consideração crítica para fazer. O ideal é que o escritório virtual tenha medidas próprias como firewalls, antivírus e sistemas de criptografia para proteger os dados e informações confidenciais da empresa e dos clientes.
Além disso, é essencial realizar backups regulares para salvar todos os dados importantes, de modo a evitar a perda deles.
Segurança e privacidade
Não podemos deixar de ressaltar como a segurança e privacidade são fatores chave a serem considerados ao escolher um escritório virtual para o seu negócio.
Ao avaliar um provedor de escritório virtual, é importante verificar quais medidas de segurança foram implementadas para proteger seus dados, como firewalls, sistemas de criptografia, autenticação de dois fatores e proteção contra malwares e ataques cibernéticos.
Além disso, é bom verificar se o provedor possui uma política de privacidade clara, e se cumpre os regulamentos de proteção de dados. Isso pode incluir a conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) ou legislação específica em seu país.
Não podemos deixar de falar sobre o isolamento de dados. Certifique-se de que o escritório virtual tome medidas para separar os dados da sua empresa dos de outros clientes.
Serviços oferecidos
Por fim, quando falamos sobre como escolher um escritório virtual para sua empresa, faça um checklist para analisar de forma cuidadosa quais os serviços oferecidos e requeridos pela sua empresa.
Cada companhia possui suas próprias necessidades, e é importante encontrar um escritório capaz de atender demandas específicas e de forma eficaz.
Quando se trata de escolher um escritório virtual para a sua empresa, é essencial avaliar cuidadosamente os serviços oferecidos. Cada empresa tem necessidades específicas, e é importante encontrar um provedor que possa atender a essas demandas de forma eficiente.
Vamos conferir abaixo alguns pontos a serem considerados antes de fazer esta escolha:
- Endereço comercial e recebimento de correspondências;
- Serviço de atendimento telefônico;
- Salas de reunião e espaços de trabalho temporários;
- Suporte administrativo;
- Recursos tecnológicos;
- Flexibilidade contratual;
- Serviços adicionais.
Ao avaliar os serviços oferecidos por um escritório virtual, leve em consideração as necessidades da sua empresa, a flexibilidade dos contratos, a qualidade dos recursos tecnológicos e a disponibilidade de suporte administrativo.
Chegamos ao fim deste artigo e esperamos que você tenha aprendido a escolher um escritório virtual para sua empresa. Com nossas dicas você irá encontrar a solução ideal que atenda às suas necessidades e contribua para o crescimento e sucesso do seu negócio.
Em todo caso, entre em contato conosco e tire suas dúvidas! Conheça o serviço de escritório virtual do Easy Office!
